Select Page

Dit is deel 3 van een serie van drie artikelen over tegenspraak. Het eerste deel was ‘Tijd voor tegenspraak’. Het tweede deel was ‘Organiseer tegenspraak‘.

Om myopias te kunnen tackelen is het van belang om de ‘fixated mindsets’ van managers op structurele basis te ‘challengen’ door tegenspraak. Wanneer tegenspraak structureel georganiseerd wordt, kan het gesprek over de toekomst geborgd worden en kunnen volhardende myopias worden voorkomen. Om dit gesprek over de toekomst te borgen kan gebruik worden gemaakt van een Early Warning Systeem (EWS).

Early Warning Systemen

Een Early Warning Systeem is een monitoringsysteem dat is gebaseerd op een aantal kritische onzekerheden die veel impact kunnen hebben op een organisatie. Elke organisatie kent zijn eigen unieke kritische onzekerheden, of deze nu politiek, economisch, sociaal of technologisch van aard zijn. Het doel van een EWS is om de richting van kritische onzekerheden vroegtijdig te kennen. Zet de ontwikkeling van een bepaalde technologie door? Gaat de economie afremmen? De ontwikkeling van kritische onzekerheden kan worden gemonitord door ‘early signs’ te volgen. Dit zijn verandersignalen/voortekenen die te koppelen zijn aan kritische onzekerheden. Zo kunnen inflatie, of ‘bubbles’ op de aandelenmarkt signalen zijn van een economie die (over)verhit raakt. Door zulke signalen structureel te monitoren kan hun richting bepaald worden en de invloed van deze ontwikkeling op de strategie van het bedrijf. Het monitoren van deze verandersignalen wordt in de regel gedaan door een aantal stellingen voor te leggen aan een expertpanel (met een gevarieerde achtergrond). Dit expertpanel is goed op de hoogte van de laatste veranderingen in diverse speelvelden. Wanneer men over de data beschikt die voorkomt uit het Early Warning Systeem, kan het EWS op meerdere wijzen (praktisch) worden ingezet.

Toepassingen van een Early Warning Systeem

  1. Het beoordelen van de validiteit van de strategie van de organisatie.

  2. Het proactief voorkomen van risico’s/bedreigingen en discontinuïteiten.

  3. Leren van verschillende groepen stakeholders.

1. Het beoordelen van de validiteit van de strategie van een organisatie

Early Warning Systemen kunnen bijdragen aan het beoordelen van de validiteit van de strategie van een organisatie. De strategie van een organisatie kan immers verouderd raken. Wanneer men met behulp van bijvoorbeeld scenarioplanning tot de (kritische) onzekerheden voor het Early Warning Systeem is gekomen, is het mogelijk om de organisatiestrategie in het licht van verschillende trends of scenario’s te toetsen. Dit noemt men ook wel ‘windtunneling’. Door middel van windtunneling kan bepaald worden bij welke trends of in welke scenario’s de huidige strategie relevant is. En bij welke trend of in welk toekomstbeeld de strategie minder relevant is of zelfs leidt tot falende prestaties. Wanneer de relevantie van de strategie in de verschillende scenario’s bepaald is, kan gekeken worden naar de waarschijnlijkheden van de diverse scenario’s. Wanneer een scenarioplanningstraject net is afgerond zullen alle scenario’s vaak nog even waarschijnlijk zijn. Echter, na verloop van tijd zullen sommige scenario’s waarschijnlijker worden. Scenario’s worden waarschijnlijker wanneer ze dichter bij de werkelijkheid komen te liggen. Het beoordelen van de strategie van een organisatie op relevantie in alle scenario’s en het regelmatig en structureel monitoren van de waarschijnlijkheid van de scenario’s zelf, zorgt ervoor dat de validiteit van de strategie op continue basis beoordeeld kan worden en myopias minder kans hebben.

2. Proactief voorkomen van risico’s, bedreigingen en discontinuïteiten

Early Warning Systemen dragen ook bij aan het proactief voorkomen van risico’s en discontinuïteiten. Doordat bewegingen in kritische onzekerheden systematisch worden bijgehouden en ook continu geraadpleegd kunnen worden, voorziet dit het bedrijf van een continue input op het gebied van trends en ontwikkelingen. Op basis van deze input kan zeer gericht nagedacht worden over risico’s en discontinuïteiten. Per scenario kunnen strategische risico’s worden benoemd en gekwantificeerd en kunnen gerichte beheersingsmaatregelen worden geformuleerd. Wanneer het systeem uitwijst dat een bepaald scenario toeneemt in waarschijnlijkheid, kan de organisatie vroegtijdig werken aan het voorkomen van risico’s en discontinuïteiten die met dat scenario gemoeid gaan.

3. Leren van verschillende groepen stakeholders

Aangezien de ontwikkeling van kernonzekerheden in Early Warning Systemen is gebaseerd op de input van een expertpanel en hierin verschillende groepen plaatsnemen (zowel intern als extern), kan men blijven leren van elkaar. Input vanuit verschillende invalshoeken wordt namelijk automatisch gegenereerd door het expertpanel dat bijdraagt aan de beoordeling van trends. Daarnaast kan door de opzet van het Early Warning Systeem informatie met elkaar worden gedeeld, trade-offs kunnen met elkaar bediscussieerd worden en er kan steun, maar ook tegenspraak, ontwikkeld worden (zowel binnen als buiten de organisatie) voor strategische initiatieven. Early Warning Systemen zijn van grote waarde omdat ze constant informatie over de organisatie en de externe omgeving verzamelen en hiermee het strategische besluitvormingsproces ondersteunen. Vanwege het feit dat Early Warning Systemen een organisatie constant in informatie voorziet, zou het als een belangrijk onderdeel van de Business Intelligence van een organisatie gezien moeten worden. Business Intelligence is immers van groot belang, omdat het managers en strategen scherp houdt. De praktijk blijkt echter weerbarstiger. Zorg ervoor dat u er op tijd bij bent, zodat binnen uw organisatie de vraag: “Waarom hebben we dit niet aan zien komen?” niet gesteld hoeft te worden.

Contact

Mocht u vragen hebben over het gedane onderzoek of zou u graag sparren over de mogelijkheden om uw business intelligence naar een hoger niveau te tillen? Ik sta u graag te woord. Contact opnemen kan door een mail te sturen naar Susan Boonman: s.boonman@jester.nl of telefonisch contact op te nemen via: 06-45723420.