Organisatieontwerp

Grip op uw organisatie met een robuust ontwerp

Naast een heldere strategie is een goed ontworpen organisatie cruciaal om uw strategische doelstellingen te behalen. Zie het als het voertuig, waarmee u de race moet winnen. Het ontwerp van de organisatie wordt niet vaak goed onder de loep genomen, terwijl de omstandigheden waarin de organisatie succesvol moet zijn flink kunnen wijzigen. Naast een nieuwe strategie kan er bijvoorbeeld sprake zijn van een fusie, een nieuwe groeifase voor de onderneming of veranderingen in wet- en regelgeving. Als uw organisatie bovenstaande zaken herkent is het verstandig om te bekijken of het ontwerp van uw huidige organisatie nog volstaat.

“Chaos in the midst of chaos isn’t funny, but chaos in the midst of order is.” – Steve Martin

Waar bestaat een organisatieontwerp uit?

Er zijn veel verschillende opvattingen over wat een organisatieontwerp is. Een organisatie ontwerp gaat niet over governance of een juridische structuur, maar over de wijze van organiseren. In onze aanpak bestaat een goed ontwerp altijd uit drie onderdelen, namelijk:

  • De organisatiestructuur
  • Coördinatiemechanismen
  • Bevoegdheden en verantwoordelijkheden

De drie onderdelen hangen sterk samen. De organisatiestructuur bepaalt waar de focus van de organisatie ligt. Bijvoorbeeld op producten, processen, markten of locaties. Coördinatiemechanismen bewaken afstemming en overleg, ook op de vlakken waar de organisatiestructuur geen sturing biedt. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden maken helder wie knopen kan doorhakken en wie uitvoerend verantwoordelijk is.

Afwegingen voor een goed ontwerp

Strategisch

Past dit ontwerp bij onze strategische doelstellingen en de externe omgeving waarbinnen we deze moeten realiseren?

Operationeel

Draagt het ontwerp bij aan de bestuurbaarheid van onze organisatie?

Tactisch

Staat het ontwerp garant voor een efficiënte en effectieve inzet van mensen en middelen?

Organisatieontwerp in 6 stappen

Stap 1: Ontwerpopdracht definiëren

Bespreek de aanleiding voor verandering en het doel van het nieuwe organisatieontwerp. U wilt bijvoorbeeld meer innoveren.

Stap 2: Ontwerpcriteria opstellen

Stel een overzicht op van ontwerpcriteria. Het ontwerp wordt hier voortdurend aan getoetst. U vindt bijvoorbeeld snelheid, maar ook kosten van belang.

Stap 3: Organisatie-inrichting bepalen

Bepaal de organisatiestructuur, zowel op het niveau van de organisatie als op het niveau van het eerste echelon. Teken ‘de hark’, heb hierbij aandacht voor de voor- en nadelen.

Stap 4: Coördinatiemechanismen ontwerpen

Ontwerp coördinatiemechanismen. Kijk hierbij zowel naar harde (overleggen, procedures, indicatoren, mandaten, standaarden, etc.) als naar zachtere (training, waarden, klantbeloften, etc.) mechanismen.

Stap 5: Bevoegdheden definiëren

Definieer de hiërarchische, operationele en functionele bevoegdheden en specificeer wie (vanuit welke bevoegdheid) bij belangrijke besluiten betrokken is.

Stap 6: Ontwerp testen

Test het ontwerp voor implementatie met behulp van simulaties en prototypes. U kunt bijvoorbeeld verschillende processen in het nieuwe model simuleren.

Bel of mail ons voor meer informatie

Bas Schulten

06 46 10 01 51

b.schulten@jester.nl

Michiel de Vries

06 52 85 42 83

m.vries@jester.nl